KI im Mittelstand: Zwei Agenten, die mitarbeiten
KI im Mittelstand muss nicht groß, teuer oder ein Projekt für Konzerne sein. Bei uns sind es zwei Agenten – Toni und Paul – die jeden Tag mitarbeiten. Toni kümmert sich um das Operative, Paul um den Vertrieb. KI im Mittelstand heißt bei uns: DSGVO-konform, ohne Cloud-Zwang, ohne Lizenz-Bindung – und seit Monaten in der Ideenfabrik im täglichen Einsatz.
Was fehlt, ist jemand, der mitdenkt.
Sie haben einen gut laufenden Betrieb. Sie haben Software für Ihre Angebote, Ihre Buchhaltung läuft, Ihre Leute wissen, was sie tun. Aber wie viele Anfragen oder Leads sind in den letzten drei Monaten liegengeblieben, weil einfach keiner dazu kam, sich drum zu kümmern? Wann haben Sie das letzte Mal Material entsorgt, weil das Haltbarkeitsdatum übersehen wurde? Und wie oft stand jemand auf der Baustelle oder in der Werkstatt und hat festgestellt: Das Material, das wir brauchen, ist alle – und keiner hat rechtzeitig nachbestellt?
Das sind keine Softwareprobleme. Das sind Aufmerksamkeitsprobleme. Es fehlt jemand, der im Hintergrund mitdenkt, der nichts vergisst und der proaktiv handelt. Genau dafür haben wir zwei KI-Agenten entwickelt – nicht als Ersatz für Ihre Systeme, sondern als intelligente Schicht darüber.
Zwei Agenten. Ein Ziel.
Toni Tool und Paul Pipeline sind zwei KI-Agenten, die wir eigentlich mal nur für uns selbst entwickelt haben und die jeden Tag in der Ideenfabrik einsetzen. Und das Entscheidende: Die beiden arbeiten zusammen. Toni weiß, was auf Lager ist – Paul weiß, wer es braucht.
Toni Tool
kümmert sich um alles Operative – Lager, Material, Werkzeuge, Bestände, Nachbestellungen. Er weiß, was da ist, was rausgeht und was bald alle ist.
Paul Pipeline
kümmert sich um den Vertrieb – er erkennt Marktchancen, spricht Kunden aktiv an, führt Dialoge und erstellt Angebote.
Ihre Daten gehören Ihnen
Uns war wichtig, dass die Systeme unabhängig sind und DSGVO-konform funktionieren. Beide Agenten bauen eine eigene Datenbasis auf – unabhängig von der im Unternehmen eingesetzten Software. Ihre eigenen Daten synchronisieren die beiden auf Wunsch mit den bestehenden Systemen, doch die Daten von Toni und Paul gehören dem Unternehmen und nicht dem Softwareanbieter.
Warum? Weil die Daten im Unternehmen sind und nicht in der Cloud und weil man von Zeit zu Zeit auch mal Software wechselt. Wenn Sie irgendwann Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware wechseln wollen – die Agenten sind davon unberührt. Noch besser: Die beiden unterstützen bei der Migration in ein neues System und können so einen Wechsel deutlich verkürzen.
Vertrieb und Betrieb intelligent zusammen
Das Spannende passiert, wenn Toni und Paul zusammenarbeiten. Denn die beiden sind keine getrennten Systeme – sie teilen sich eine gemeinsame Datenbasis und spielen sich gegenseitig zu.
Beispiel: Abverkauf statt Entsorgung
Toni erkennt, dass ein Produkt in 2 Monaten ein MHD erreicht. Noch genug Zeit – aber nicht, wenn das Produkt im Regal stehen bleibt. Also informiert Toni Paul. Paul weiß, welche Kunden regelmäßig dieses Produkt kaufen. Paul startet eine gezielte Abverkaufs-Aktion – nicht mit einer Massen-Mail, sondern mit persönlichen Angeboten an genau die richtigen Kunden. Bevor die Ware verfällt, kann sie so noch verkauft werden.
Beispiel: Angebot mit Bestandsprüfung
Paul erstellt ein Angebot für ein Projekt und fragt Toni – haben wir genug Fassadenfarbe in RAL 3000 auf Lager? Toni prüft die Bestände in Echtzeit und meldet: Farbe reicht, aber Grundierung müssen wir nachbestellen. Paul kann das direkt im Angebot berücksichtigen oder Toni stößt die Nachbestellung an, sobald der Auftrag eingeht.
Das ist ein geschlossener Kreislauf: Vertrieb und Betrieb sind intelligent vernetzt. Verluste werden verringert, Umsatz wird aktiv generiert – ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Natürlich kann immer ein „Human in the Loop“ erfolgen, also ein Punkt definiert werden, wo die Agenten auf eine Entscheidung einer Person warten.
Was sich wirklich ändert
Wir zeigen Ihnen bewusst keine ROI-Rechnung. Denn wenn wir Ihnen schreiben, dass Sie die Kosten um 98 % sparen, dann klingt das irgendwie zu gut um wahr zu sein. Und über die Skalierbarkeit, die obendrauf dazukommt, haben wir dann noch gar nicht gesprochen.
Wir stellen fest: Unser Team schafft mehr als vorher. Nicht, weil die Leute schneller arbeiten, sondern weil langweilige Routine wegfällt. Bestände prüfen, Nachbestellungen auslösen, Lieferscheine abtippen, Leads zusammensuchen, Angebote formatieren – das erledigen die Agenten. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für das, was wirklich Wert schafft: Kunden betreuen, Projekte umsetzen, kreativ arbeiten.
Was es dafür braucht
Ein Agent ist wie ein neuer Mitarbeiter. Er muss angelernt werden. Er braucht gute Daten, klare Prozesse, und jemand im Unternehmen muss ein Grundverständnis für die Technik mitbringen. Das ist eine Investition – in Zeit und in Denkarbeit.
Der entscheidende Unterschied zu einem echten Mitarbeiter: Der Agent vergisst nichts. Er macht freitagnachmittags nicht früher Schluss. Er kündigt nicht und nimmt sein Wissen nicht mit. Was er einmal gelernt hat, bleibt – und wird jeden Tag besser.
Zusammengefasst
KI ist als Ergänzung gedacht, nicht als Ersatz. Paul und Toni arbeiten mit bestehenden Systemen zusammen. Sie bauen eine eigene Datenbasis auf, die sich synchronisiert – und die dem Unternehmen gehört, unabhängig davon, welche Software morgen eingesetzt wird.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Alles, was öffentlich ist, wird über große KI-Modelle aus dem Netz in unser System gespielt und unsere Daten werden damit angereichert. Aber Kundendaten, Preise oder Kalkulationen werden lokal verarbeitet und verlassen damit nie das Unternehmen.
Kein Produkt von der Stange. Toni und Paul werden auf die Aufgaben im Unternehmen konfiguriert. Marken, Leistungen, Abläufe und alles andere können angebunden werden. Je besser die Daten, desto besser die Agenten – und sie werden jeden Tag ein Stück schlauer.
