Funktionen
Protokollpunkte gliedern
Termine und Verantwortliche festlegen
Punkte als Aufgaben übernehmen
Fotos und Dateien anhängen
Zusammenfassung per KI erzeugen
Protokoll als PDF drucken
Protokolle
App für Sitzungen, Protokollpunkte und Aufgaben
Sitzungsprotokolle werden strukturiert erfasst statt als Word-Datei abgelegt: Punkte, Verantwortliche und Termine stehen an einer Stelle und sind über alle Sitzungen hinweg durchsuchbar. Beschlossene Punkte lassen sich direkt als Aufgabe übernehmen, samt Verantwortlichem und Frist.
Beschreibung
Das Protokoll-Modul erfasst Sitzungsprotokolle strukturiert und durchsuchbar, statt als Word-Dokument, das später niemand wiederfindet. Tagesordnung, Beschlüsse, offene Fragen und Verantwortliche stehen an einem Ort und sind über alle Sitzungen hinweg auffindbar.
Der eigentliche Hebel liegt in der Verbindung zum Aufgaben-Modul: Eine in der Sitzung beschlossene Maßnahme verschwindet nicht im Protokoll, sondern wird direkt zur Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist. So lässt sich später lückenlos nachvollziehen, was beschlossen wurde und was daraus geworden ist.
Damit wird aus der lästigen Protokollpflicht ein nützliches Werkzeug: Entscheidungen sind belegt, Aufgaben nachverfolgbar, und kein Beschluss geht zwischen zwei Terminen verloren.
Automatisierungen
Aus den erfassten Punkten einer Sitzung entsteht das fertige Protokoll ohne weitere Handarbeit. Der Agent Paul Pipeline baut Mitschrift und Eisenhower-Matrix aus den Daten, schreibt eine Zusammenfassung in drei bis vier Sätzen und legt sie an der Sitzung ab. Bereits abgehakte Punkte fallen dabei aus der Aufgaben-Matrix heraus und werden höchstens noch als Ergebnis genannt. Den Link zum fertigen Protokoll postet er anschließend selbst in den Team-Chat.
Zwischen Protokoll und Aufgabenverwaltung hält sich der Bestand selbst synchron. Ein Punkt, der als Aufgabe markiert wird, legt die passende Aufgabe an, verknüpft sie mit der Sitzung und übernimmt Verantwortlichen und Unternehmen. Wird der Punkt später abgehakt, wechselt die Aufgabe auf erledigt mit vollem Fortschritt und Datum; wird sie umgekehrt in der Aufgabenverwaltung geschlossen, zieht der Punkt nach. Doppelte Einträge entstehen nicht, jeder Schritt prüft vorher den Bestand.
