Ein Kontaktbericht hält fest, was mit einem Kunden besprochen wurde. Kurz, nach jedem Gespräch. sondern Ihren Vertrieb täglich arbeitsfähig halten. Jede Begegnung, jedes Telefonat, jede Zusage wandert in einen kurzen Eintrag: Wer hat mit wem gesprochen, worum ging es, was wurde vereinbart, was ist der nächste Schritt? So unspektakulär das klingt, daran entscheidet sich, ob Ihre Kundenbeziehung Substanz hat oder vom Gedächtnis einzelner Mitarbeitender abhängt.
Wenn Sie eine Software zur Kundenverwaltung nutzen, ein CRM, werden die Berichte dort zum durchsuchbaren Verlauf. Sie machen aus losen Notizen einen durchsuchbaren Verlauf und damit aus jedem Vertriebsgespräch einen Baustein für das nächste. Wer einen Kunden nach Monaten wieder anruft, soll nicht erst rätseln, was zuletzt besprochen wurde. Wer im Team übergibt, soll nicht bei null anfangen müssen.
Ein guter Kontaktbericht ist kurz, präzise und folgt einer immer gleichen Logik: Datum, Beteiligte, Anlass, Ergebnis, Folgeaktion. Diese fünf Punkte reichen. Sobald er länger als ein paar Sätze wird, verschwindet er ungelesen.
Wer Kontaktberichte konsequent pflegt, Ihre Kunden merken, dass nichts vergessen wird. Und Sie erkennen Muster im eigenen Vertrieb. weil sich Muster zeigen, wer kauft wann, woran scheitern Abschlüsse, welche Themen kommen immer wieder. Nach einem Jahr sehen Sie, an welcher Stelle Abschlüsse regelmäßig kippen.
