Funktionen
Aufgaben gliedern
Nach Dringlichkeit ordnen
Fristen überwachen
Verantwortliche zuweisen
Aufwand und Ist-Zeit erfassen
Beschlüsse übernehmen
Aufgaben
App für Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten
Aufgabenverwaltung mit Unteraufgaben, Fristen und Verantwortlichen. Beschlüsse aus Protokollen, Bestellungen und Prüfungen werden automatisch zur nachverfolgbaren Aufgabe.
Beschreibung
Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben gliedern, nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen, mit einer Frist versehen und einem oder mehreren Verantwortlichen zuweisen. Die Liste trennt Offenes von Erledigtem und lässt sich auf die eigene Woche, den eigenen Namen oder auf Aufgaben mit fehlenden Angaben einschränken.
Der Unterschied zu Standard-Werkzeugen: Aufgaben entstehen dort, wo sie anfallen. Ein Beschluss aus einem Protokoll, ein Schritt aus einer Bestellung, eine Maßnahme aus der Arbeitsschutz-Prüfung oder ein Befund aus dem Website-Monitoring wird zur Aufgabe und behält den Bezug zu seinem Ursprung. Von der Aufgabe führt ein Klick zurück zum Protokoll, zum Auftrag oder zum Projekt.
Geschätzter Aufwand und gebuchte Ist-Zeit stehen an derselben Aufgabe. So zeigt sich am Ende, was ein Vorhaben tatsächlich gekostet hat. Und nichts bleibt liegen, weil es nur mündlich besprochen oder in einem Dokument vergraben wurde.
Automatisierungen
Die Priorität einer Aufgabe wird nicht von Hand vergeben, sondern laufend berechnet. Der Agent Dan Do bewertet Eisenhower-Einstufung, Fälligkeit, Meilensteine, Blockaden, Fortschritt und Liegezeit und macht daraus einen Wert zwischen 0 und 100. Zu jedem Wert speichert er, welcher Faktor wie viele Punkte beigetragen hat, damit die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt. Gerechnet wird stündlich und sofort bei jeder Änderung.
Dazu kommt das persönliche Briefing: Zu einer selbst gewählten Uhrzeit meldet sich Dan mit den wichtigsten Punkten des Tages, warnt, wenn jemand mehr parallel bearbeitet als vorgesehen, und fragt bei Kundenaufgaben mit Termin nach dem geschätzten Aufwand. Wiederkehrende Aufgaben legt er nachts von selbst als nächste Ausgabe an. Aufgaben, die in anderen Apps entstehen, etwa aus einem Protokollbeschluss oder einem Sicherheitsfund im Webservice, tragen ihren Ursprung mit und erscheinen ohne Zutun in dieser Liste.
