Handwerkersoftware: Apps und KI-Agenten für Ihr Büro

Warum wir

Erprobt.
Wir arbeiten in unserer eigenen Werkstatt für Werbetechnik täglich mit unseren Apps und Agenten, damit Sie Software bekommen, die im Handwerk erprobt ist.
Unabhängig.
Wir richten jede App auf Ihrem Server mit Ihrer eigenen Datenbank ein, damit Kunden, Kalkulationen und Material in Ihrem Betrieb bleiben.
Geordnet.
Wir haben unsere eigenen Daten ein Jahr lang aufgeräumt, bevor KI wirklich für uns arbeitete. Deshalb beginnen wir bei Ihnen mit den Daten.

Ablauf

Ein System

Wir übernehmen Einrichtung, Anbindung und Betrieb Ihrer Apps und Agenten und beginnen mit den Abläufen, die heute Ihr Büro füllen.

Gespräch vereinbaren

01
Abläufe
Sie zeigen uns, wie Angebote, Aufträge, Zeiten und Material heute durch Ihren Betrieb laufen. Wir suchen den größten Hebel.
02
Daten
Wir bringen Kunden, Leistungen und Material in klare Felder, damit Apps und Agenten sie nutzen können.
03
Apps
Wir richten die IDF Apps ein, die Ihr Betrieb braucht. Sie teilen sich die Daten, aus Leistungen werden Angebote.
04
Werkstatt
In der Werkstatt erfassen Sie Werkzeug und Material per Handyfoto. Toni Tool ergänzt Datenblätter und meldet knappe Bestände.
05
Agenten
Unsere KI-Agenten entwerfen Angebote, schlagen Bestellungen vor und behalten Prüffristen im Blick. Ihr Team gibt frei.
06
Bildschirme
Auf Bildschirmen in Werkstatt und Lager zeigt IDF Flow Aufgaben und Hinweise in Echtzeit.

Einsatz

Im Büro

Angebote, Aufträge und Bestellungen kosten Zeit, die auf der Baustelle fehlt. An diesen Zeichen erkennen Sie, dass sich eigene Apps und Agenten lohnen.

Gespräch vereinbaren

01
Angebot und Kalkulation
Für jedes Angebot suchen Sie Preise und Aufschläge an verschiedenen Stellen zusammen.
02
Auftrag und Stand
Wie weit ein Auftrag ist, weiß nur, wer gerade daran arbeitet.
03
Material und Bestand
Material geht aus, weil niemand den Bestand im Blick hat.
04
Werkzeug und Suche
Ihr Team sucht Werkzeug und Zubehör, bevor es zum Kunden fahren kann.
05
Zeiten und Kunde
Wie viel Zeit für einen Kunden geplant und tatsächlich gebucht ist, sieht niemand auf einen Blick.
06
Prüfung und Begehung
Prüffristen für Geräte stehen in Ordnern, die Begehung der Berufsgenossenschaft steht an.

Einkaufen

Verwandte Produkte

FAQ

Häufige Fragen

Viele Themen haben wir über die Jahre bearbeiten und viele Fragen konnten wir beantworten. Hier finden Sie viele Informationen.

Alle FAQ

Für welche Prozesse eignet sich Automatisierung mit n8n?
Für Automatisierung mit n8n eignen sich Prozesse, die wiederkehrend, regelbasiert und digital verfügbar sind, etwa das Übertragen von Anfragen ins CRM, das Versenden von Bestätigungen, das Zusammenführen von Daten aus mehreren Systemen oder Follow-up-Erinnerungen.

Weniger geeignet sind Aufgaben, die viel Urteilsvermögen oder ständige Ausnahmen erfordern. Ein guter erster Kandidat ist ein Ablauf, der oft vorkommt und heute manuell erledigt wird.
Worin unterscheidet sich ein KI-Agent von einem Chatbot?
Kurz gesagt: Ein Chatbot antwortet. Ein KI-Agent handelt.

Ein Chatbot wartet auf eine Eingabe, sucht eine passende Antwort und gibt sie aus. Damit ist seine Aufgabe meistens erledigt. Ein KI-Agent dagegen erkennt selbständig, was zu tun ist, leitet die Schritte ein und arbeitet mit anderen Systemen zusammen.

Konkret bei uns: Toni führt Buch über Werkzeug und Material und meldet werktags, was noch bestellt werden muss. Paul recherchiert Firmen, die auf unserer Website waren, stuft sie ein und schreibt mit uns Angebote. Beide arbeiten ohne Wartemodus: das ist der eigentliche Sprung gegenüber einem Chatbot.
Was bedeutet digitale Souveränität für ein mittelständisches Unternehmen?
Digitale Souveränität bedeutet, jederzeit selbst entscheiden zu können, wo Ihre Daten liegen, wer darauf zugreift und mit welcher Software Sie arbeiten. Sie bleiben handlungsfähig, auch wenn ein Anbieter seine Preise erhöht, ein Produkt abkündigt oder eine fremde Rechtsordnung Zugriff verlangt.

Praktisch ruht das auf fünf Bausteinen: Datenhoheit über Geschäfts-, Kunden- und Personaldaten, Betrieb in Rechenzentren innerhalb der EU, Unabhängigkeit von einer einzelnen Plattform, offene und prüfbare Software statt Blackbox sowie eine Dokumentation, die einer Prüfung standhält. Wie ein solcher Stack im Alltag aussieht, zeigt unser Beitrag Datensouveränität ist Chefsache.
Warum scheitern KI-Projekte im Mittelstand?
KI-Projekte im Mittelstand scheitern selten an der Technologie, sondern an der fehlenden Grundlage: unstrukturierte Daten, undokumentierte Prozesse, ungeklärter Datenschutz und fehlende Kompetenz im Team. Eine KI kann nur so gut arbeiten, wie die Basis es zulässt: Ohne strukturierte Daten rät sie, ohne dokumentierte Abläufe weiß sie nicht, was zu tun ist.

Wer zuerst die Grundlagen prüft und schließt, bekommt Agenten, die echte Arbeit übernehmen, statt halluzinierender Chatbots. Womit Sie anfangen sollten, klären wir in der KI-Beratung.
Was ist ein Kiosk-System?
Ein Kiosk-System ist ein freistehender, digitaler Informationspunkt, an dem Besucher Inhalte selbst abrufen, ohne dass Personal anwesend sein muss. Es besteht aus einem Touchscreen-Display hinter Sicherheitsglas, das per USB an einen Rechner angebunden ist und Ihre bestehende Signage-Software weiter nutzt. Anwender bedienen das System direkt am Bildschirm und rufen Wegeleitung, Produktinformationen oder Selbstbedienungsfunktionen ab. Kiosk-Systeme arbeiten rund um die Uhr und entlasten so den Empfang oder das Verkaufspersonal. Je nach Aufstellort kommen sie als Stele, als kompaktes Terminal oder als wandmontierte Variante zum Einsatz.
Was kostet ein KI-Agent für ein KMU?
Eine ehrliche Antwort: Es gibt kein Standardprodukt von der Stange. Die Kosten für einen KI-Agenten im Mittelstand hängen davon ab, was er leisten soll und wie gut Ihre Datengrundlage ist.

Die Investition liegt vor allem in Konfiguration und Anlernzeit, vergleichbar mit einem neuen Mitarbeiter. Hardware-Kosten sind überschaubar. Was den Unterschied macht: saubere Daten, klare Prozesse und ein Ansprechpartner im Unternehmen, der das Thema mitträgt.

Sprechen Sie uns für eine konkrete Einschätzung an, wir machen einen Erst-Check und nennen Ihnen einen belastbaren Rahmen. Mehr Kontext auf KI für den Mittelstand.
Ist Open-Source-Software sicher genug für den Unternehmensbetrieb?
Ja, sofern sie gepflegt wird. Sicherheit entsteht nicht dadurch, dass niemand den Quelltext sehen kann, sondern dadurch, dass Schwachstellen gefunden und geschlossen werden. Offener Quelltext lässt sich von Ihnen, von Dienstleistern und von unabhängigen Prüfern kontrollieren; bei geschlossener Software bleibt Ihnen nur das Wort des Herstellers.

Entscheidend ist der Betrieb: eine aktive Entwicklergemeinschaft, regelmäßig eingespielte Updates und eine klare Zuständigkeit für Überwachung und Backups. Wer offene Software installiert und danach sich selbst überlässt, steht schlechter da als mit einem gewarteten Produkt. Genau diesen Betrieb übernehmen wir, inklusive Härtung, Monitoring und geprüfter Wiederherstellung.
Was ist eine App?
Eine App ist ein kleines Anwendungsprogramm, das auf einem Smartphone, Tablet oder anderem mobilen Gerät installiert werden kann. Oft werden Apps in Unternehmen in Verbindung mit der Website oder dem Onlineshop verwendet.

Apps können alles Mögliche tun, vom Lesen von Nachrichten bis hin zum Spielen oder dem Kaufen von Produkten und Dienstleistungen. Es gibt Apps für fast alles, was Sie sich vorstellen können und es kommen täglich neue Apps hinzu.
Lassen sich KI-Agenten in bestehende ERP-Systeme integrieren?
Ja, sofern das System eine Schnittstelle hat. Ein Agent schreibt seine Ergebnisse dann in die Software, mit der Sie ohnehin arbeiten, etwa ERP, Warenwirtschaft oder CRM. Bei uns gleichen Toni und Paul zum Beispiel Bestände und Preise mit unserem Shop ab.

Die Agenten führen dabei eine eigene Datenbasis. Wechseln Sie später die Software, bleibt ihr Wissen über Ihre Prozesse erhalten, neu gebaut wird nur die Schnittstelle.

Mehr zur Datenarchitektur auf KI für den Mittelstand.
Was ist Digital Signage?
Digital Signage ist eine digitale Informationsanzeige, die in der Regel in gewerblichen Umgebungen wie Einkaufszentren, Hotels, Flughäfen und Unternehmen zu finden ist. Die Anzeigen werden häufig verwendet, um Werbe- und Marketingbotschaften an ein großes Publikum zu übermitteln.
Was ist ein KI-Agent für den Mittelstand?
Ein KI-Agent ist eine Software, die selbständig Aufgaben übernimmt und mitdenkt, anders als ein klassisches Programm, das nur auf direkte Eingaben reagiert. Bei uns kümmern sich die Agenten Toni und Paul um Material und Vertrieb: Toni behält Lager, Material und Bestände im Blick, Paul recherchiert Marktchancen, bereitet Kundengespräche vor und schreibt mit uns Angebote.

Wichtig: KI-Agenten sind kein Ersatz für Mitarbeiter, sondern eine intelligente Schicht über bestehenden Systemen. Sie übernehmen Routine und Vergessens-Risiken, die Menschen im Unternehmen bleiben für Entscheidungen, Beziehungen und Kreativität verantwortlich.

Mehr Hintergrund auf unserer Seite KI für den Mittelstand.
Bleiben meine Daten bei mir, oder gehen sie in die Cloud?
Teilweise: Die Datensätze liegen in unseren eigenen Systemen, zur Auswertung schicken Toni Tool und Paul Pipeline Texte heute an ein Sprachmodelle in der Cloud, wenn die Datenklasse und die DSGVO es zulassen. Ihre Meldungen laufen über Slack, Suchanfragen gehen an Suchdienste wie Google.

Je Datenklasse legen wir intern fest, welches Modell welche Daten sehen darf. Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse wie Kalkulationen gehen an ein lokales Modell, das bei uns oder bei Ihnen im Haus läuft. Mit der passendes Hardware können alle Operationen der Agenten auch an lokale Modell übergeben werden.

Agenten

Beteiligte KI-Agenten

In der Ideenfabrik arbeiten einige KI-Agenten und helfen uns, Aufgaben schnell und effizient zu lösen. Auch die Qualität der Lösungen erhöhen sie an vielen Stellen.

Alle Agenten